Espacio tecnológico a su alcance y beneficio

Gracias a las virtudes del sistema, como el ahorro que se consigue al compartir costos de ubicación y adecuación de oficinas, utilizando una plataforma de atención sistematizada y virtual, que presta acompañamiento técnico y profesional a cargo de oficinistas con la experiencia necesaria, muchas serán las ganancias para usted . Se trata de una alternativa ideal para tercerizar algunos servicios, como los que tienen las entidades públicas o privadas, que ofrecen a través de la web: atención al cliente, consultas en tiempo real en diversos temas o, en el caso de las entidades bancarias, cobros de cartera, ofrecimiento de productos o información directa de tarjetas o cuentas. Este servicio no tiene fronteras y es una oportunidad de negocios y expansión, que permite explorar nuevos mercados sin arriesgar grandes capitales o hacer macroinversiones, al decidir montar una empresa lejos del país de origen, con la sola expectativa de probar esa plaza. En materia internacional, muchas de ellas ofrecen un portafolio de servicios y acompañamiento, inclusive, asesoran en la consecución de sedes físicas en otras ciudades del mundo, como Nueva York, Miami, París, Londres o incluso, en naciones como Brasil, Argentina, Perú o Ecuador. Ahora bien, en lo que respecta a servicios de oficina virtual fuera del país de origen y acción del contratante, esta labor, según lo explica Juan Sebastián Arango, de Smart Business Solutions (SBS), se realiza mediante una conexión telefónica y de Internet de avanzada, “que se logra con números únicos mundiales, los cuales se redireccionan a las instalaciones en Colombia y se reciben las llamadas de otros lugares en nuestra sede. Luego se sigue con el proceso de información, recepción y archivo de llamadas, para entregar el reporte correspondiente al cliente”. ¿CÓMO FUNCIONA ESTE SERVICIO? Según Arango, la filosofía es la de “compartir recursos para bajar los costos fijos, puesto que al momento de hacer un presupuesto mensual para el montaje de una oficina tradicional, se deben tener en cuenta los valores de arrendamiento mensual o, en muchos casos, la compra de una oficina, y sumarle la contratación de una asistente o secretaria, como mínimo; un mensajero, pago de servicios públicos y administración del inmueble, que en un sector exclusivo y de unos 60 metros cuadrados, puede estar por el orden de los 3 a 5 millones de pesos por mes. “Por el contrario, una oficina virtual optimiza todos estos ítems y se les ofrece a los clientes como si fuera su propia oficina a un costo promedio de 180.000 pesos al mes, generando un ahorro del 90 por ciento o más. Con esto pretendemos que los clientes se ocupen directamente de la actividad de la empresa y nos dejen a nosotros la parte operativa de la misma”, añade. Por su parte, Lina María Pineda, directora general de Oficinas Virtuales de Colombia, comenta que esta compañía le asigna al cliente una línea telefónica exclusiva y personalizada, atendida por profesionales capacitados para responder en nombre de la empresa o del cliente, en el caso de personas naturales, como abogados, médicos u otros profesionales. “Igualmente, se le otorga una dirección comercial para su empresa, se recepciona la correspondencia física y los fax que lleguen a su línea e, inmediatamente, se recibe la llamada. De acuerdo al servicio que tenga el cliente; se le transfiere la comunicación a un teléfono celular o fijo, o se le envía un mensaje de texto vía celular o Internet. Adicionalmente, y de acuerdo con el plan adquirido, el cliente tiene derecho al uso por algunas horas al mes de la oficina o de la sala de reuniones y juntas”, explica Pineda. UNA SOLUCIÓN PARA CADA NECESIDAD Estas compañías tienen innumerables paquetes apropiados para cada tipo de negocio o sector comercial. Por ejemplo, la compañía I.B.O. provee oficinas temporales físicas y virtuales flexibles, tanto en los servicios como en el tiempo de alquiler, desde días hasta años. Es así que posee oficinas temporales amobladas, con dirección comercial para correspondencia con papelería de la compañía, línea de PBX personalizada, acceso a Internet ilimitado, recepcionista y anuncio de visitantes. Al igual que cuenta con sala de juntas, además de otros espacios como sala de espera, servicio de cafetería y pago de administración incluido. Para Juan Sebastián Arango, las soluciones empresariales y secretariales que se prestan en las oficinas virtuales son una muy buena opción para las personas que ejercen una actividad independiente; para las pymes, hombres de negocio que viajan mucho y para quienes desarrollan proyectos nuevos en el país o en el exterior y permanecen periodos fuera de su residencia.ANDRUI